Les écritures comptables sont les données de base dans toute comptabilité d’entreprise. Chaque écriture comptable représente une opération d’origine financière, économique ou commerciale. L’ensemble de ces écritures représente donc les entrées et les sorties d’argent de l’entreprise, répertoriées dans différents comptes, selon le système de comptabilité en partie double. À quoi correspondent les écritures comptables ? Comment les enregistrer ? Quelles sont les règles à respecter ? Découvrez quelques bases de comptabilité en lisant la suite.
Écriture comptable : définition
Les écritures comptables font référence à toutes les informations financières d’une entreprise, inscrites sur un document comptable. L’écriture comptable peut être d’origine financière, économique ou commerciale. Toutes ces informations servent à tenir une comptabilité d’entreprise fiable, réaliste et quotidiennement mise à jour.
Chaque écriture comptable correspond à un journal comptable spécifique (journal général ou journaux auxiliaires). En fonction de la nature de son activité, l’entreprise peut gérer de nombreux journaux :
- Journal des achats ;
- Journal des ventes ;
- Journal de caisse ;
- Journal de banque ;
- Journal des opérations diverses ;
- Etc.
Les informations de l’ensemble de ces journaux sont regroupées dans le grand livre.
Le résultat de ces écritures comptables permet d’établir, par exemple, le bilan et le compte de résultat de l’entreprise. L’objectif de la tenue stricte d’une comptabilité d’entreprise est notamment de pouvoir avoir accès aux données financières à tout moment, mais surtout d’établir les états financiers, afin de prendre des décisions stratégiques pour faire évoluer l’activité.
Les écritures comptables peuvent être enregistrées sur n’importe quel format, aussi bien papier que numérique, tant que les informations ne sont pas modifiables.
À noter : chaque écriture comptable doit être accompagnée d’un justificatif appelé pièce comptable, comme une facture, un relevé bancaire ou un ticket de caisse par exemple.
Comment enregistrer une écriture comptable ?
Toutes les écritures comptables sont enregistrées de la même manière. Elles doivent contenir des informations clés pour la compréhension et la fiabilité des données :
- Le libellé de l’opération (origine, contenu, etc.) ;
- La date de l’opération ;
- La date du mouvement ;
- Le montant de l’opération ;
- Les comptes concernés par le flux (numéro et nom du compte) ;
- La référence de la pièce justificative ;
- Et le sens du flux (débit ou crédit).
Les justificatifs servent à légitimer l’opération, notamment en cas de contrôle. Les pièces justificatives sont donc obligatoirement numérotées et idéalement datées.
Attention : il est strictement interdit de modifier une écriture comptable après sa saisie. Une fois inscrite ou enregistrée, elle doit être inaltérable. Cette disposition est facile à mettre en place à l’aide d’un logiciel. En cas de comptabilité manuelle, l’inscription doit être indélébile. Néanmoins, les erreurs peuvent être signalées à l’aide d’une écriture inverse justifiée par diverses opérations : la contre-passation, le complément à zéro, la correction en négatif, le virement, etc.
La comptabilité en partie simple et double
Les écritures peuvent être théoriquement enregistrées de 2 manières : à travers une comptabilité en partie simple, ou une comptabilité en partie double.
La différence entre ces 2 types de comptabilité est très simple. Les écritures comptables d’une comptabilité en partie simple ne sont enregistrées que sur un seul compte, tandis que celles d’une comptabilité en partie double sont inscrites sur 2 comptes.
Avec le système de comptabilité en partie simple, très peu utilisé, chaque opération est inscrite à l’aide d’un montant positif ou négatif, soit pour indiquer une dépense, soit pour indiquer une recette. Dans une comptabilité en partie double, la plus utilisée, la même opération doit faire l’objet d’un enregistrement sur 2 colonnes :
- La colonne débit (à gauche) ;
- Et la colonne crédit (à droite).
L’écriture comptable doit être identique sur chacune des colonnes, et la somme des deux doit obligatoirement être égal à 0.
Le système de comptabilité en partie double est représenté de différentes manières sur les comptes d’une entreprise. Au-delà des écritures comptables générales qui s’organisent à l’aide du débit et du crédit, d’autres comptes, comme le compte de résultat, traduisent les opérations à travers les charges (à gauche) et les produits (à droite). Par ailleurs, le compte bilan reprend également l’ensemble des comptes, notamment pour mettre en valeur les avoirs et les dettes de l’entreprise. Sur ce compte, les opérations sont définies par les actifs (à gauche) et les passifs (à droite).
Les avantages de la comptabilité en partie double
Le système de comptabilité en partie double permet notamment de vérifier que les écritures comptables soient bien enregistrées. Grâce à l’équilibre exact entre les débits et les crédits, chaque opération est associée à un mode de financement. En somme, tout ce que l’entreprise doit aux tiers est égal à ce qu’elle possède.
D’autre part, la comptabilité en partie double permet :
- D’enregistrer les opérations différées dans le temps ;
- D’avoir une idée précise du patrimoine et des finances de l’entreprise.
