Vous souhaitez opter pour un logiciel de comptabilité d’entreprise ? Cette solution de gestion comptable est tout indiquée si vous préférez gérer votre comptabilité en interne. Voici les principales fonctionnalités ainsi que les avantages et les inconvénients des logiciels standards de comptabilité pour les TPE, PME ou grandes entreprises.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Le logiciel de comptabilité pour entreprise est une solution de gestion comptable interne. C’est un programme à installer sur ordinateur qui permet d’assurer l’intégralité de la comptabilité de votre entreprise.
Pour tenir sa comptabilité d’entreprise à l’aide d’un logiciel, il est nécessaire de paramétrer chaque journal comptable selon les besoins de la société. Il est possible de consulter et d’éditer l’ensemble des comptes principaux et auxiliaires. Vous bénéficiez également de la capacité de gestion des comptes annuels obligatoires : le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes. D’autres documents fiscaux et financiers peuvent être gérés par le logiciel, comme les déclarations de TVA, de la liasse fiscale ou encore la CVAE.
Le dirigeant ou un salarié attitré doit saisir les données au quotidien. Il est ensuite possible d’exporter les données pour les intégrer dans un autre logiciel de gestion, une fonctionnalité très utile pour les experts-comptables notamment. En effet, il est généralement conseillé de faire tout de même appel à un expert-comptable externe pour vérifier l’exactitude des informations, et éventuellement, pour établir vos comptes annuels.
À noter : le logiciel peut être directement acheté à un éditeur ou développé en interne. Dans tous les cas, les données seront confidentielles et stockées au sein de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité pour votre entreprise ?
Choisir un logiciel de comptabilité pour son entreprise est un moyen pratique pour gérer sa comptabilité au quotidien de manière efficace. Grâce à cet outil informatique, vous sécurisez votre processus de gestion comptable tout en gagnant du temps. En effet, à la suite de la saisie de toutes vos données comptables, le logiciel peut lui-même effectuer plusieurs démarches :
- Il calcule automatiquement les totaux ;
- Il vérifie l’équilibre de chaque écriture entre les débits et les crédits ;
- Et il reporte toutes les informations sur les documents comptables obligatoires (livre-journal et grand livre par exemple).
Non seulement l’utilisation du logiciel de comptabilité pour entreprise vous fait donc gagner du temps, mais c’est aussi un excellent moyen de vérifier vos comptes de manière automatique. Cela vous permet donc de diminuer considérablement le risque d’erreur.
À noter : vous pouvez également opter pour de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, comme l’intégration automatique de certaines données (depuis des relevés bancaires, des factures, etc.), ou encore la création de guides de saisie par exemple.
Les logiciels de comptabilité peuvent en effet s’adapter aux besoins de l’entreprise, quelle que soit sa taille, grâce à différents modules pour lesquels opter accessoirement :
- Gestion des approvisionnements ;
- Gestion des paies ;
- Gestion des immobilisations ;
- Gestion de la caisse ;
- Devis-facturation ;
- Etc.
Quels sont les inconvénients d’un logiciel de comptabilité pour votre entreprise ?
Le principal inconvénient de l’installation d’un logiciel de comptabilité est le prix. Il est nécessaire d’investir une certaine somme au départ pour bénéficier du service. Au-delà du prix de départ, il faut également prendre en compte l’abonnement et les éventuels coûts de maintenance.
D’autre part, il est absolument nécessaire de bien paramétrer son logiciel. En effet, les erreurs de paramétrage peuvent entraîner des dysfonctionnements, qui vous feront perdre du temps, et probablement de l’argent si vous avez besoin d’assistance.
Enfin, les entreprises ayant opté pour un logiciel de comptabilité sont malheureusement dépendantes de l’éditeur. Le coût lié à l’investissement laisse peu de place au changement. Une fois le produit choisi, il faudra probablement s’y tenir.
Comment choisir un logiciel de comptabilité pour son entreprise ?
Il est absolument nécessaire de choisir un logiciel adapté à son entreprise, d’une part pour optimiser la gestion de la comptabilité au quotidien, d’autre part pour éviter des surcoûts inutiles.
Veillez tout d’abord à choisir un logiciel adapté à la taille de votre entreprise. Certains logiciels sont adaptés aux TPE, d’autres aux PME, et d’autres aux très grandes entreprises, avec des modules différents selon vos besoins, et la quantité de données à enregistrer.
À noter : les microentreprises n’ont pas à tenir de comptabilité. Dans ce cas, inutile d’investir dans un logiciel de comptabilité. Un simple logiciel de gestion ou une application de facturation sont suffisants.
Par ailleurs, de nombreux logiciels présents sur le marché ont été créés pour un secteur d’activité spécifique, avec des fonctionnalités adaptées : entreprises du bâtiment, entreprises artisanales, activités de production, etc. Par exemple, certains logiciels vont également vous proposer des solutions pour gérer en parallèle votre processus commercial (recouvrement, facturation, gestion des impayés, etc.).
Pensez à bien étudier les différentes offres avant de faire votre choix. Il est d’ailleurs possible de louer ou de tester en ligne certains logiciels avant d’investir définitivement.
